04.10.2023
Echange entre bénévoles des Olympiades de biologie.
Jeux entre participant·e·s et bénévoles des Olympiades de mathématiques.
Le bénévolat est depuis toujours au cœur des Olympiades de la science, bien qu’il n’y ait, que depuis peu, un document traitant de la question. Pour cette raison, un groupe de bénévoles s’est rencontré en octobre 2022, pour discuter sur le travail bénévole, la coordination et la gestion de bénévoles. Le but était de développer un concept permettant de structurer le travail bénévole, faciliter les processus et la transmission de connaissances à l’intérieur des Olympiades de la science.
Au début du processus, seulement trois des dix Olympiades prenaient part aux réunions. Il a fallu décider si un concept pour le travail bénévole était nécessaire et pourquoi. Dans quelques associations, les personnes n’étaient sûres ni de comment remercier les bénévoles ni quels signes de reconnaissance sont les plus appropriés. D’autres associations étaient à un stade plus avancé, elles mettaient en place des formes de gestion des bénévoles. Le recrutement de bénévoles a également été mis sur la table de discussion. Pour le groupe de bénévoles réfléchissant au travail bénévole, il est vite devenu clair qu’un concept était nécessaire aux Olympiades. Progressivement, les autres associations se sont intéressées à la démarche.
Le logo du nouveau site web des bénévoles
La prochaine étape a été celle de définir le concept. Que fait partie du Concept pour le travail bénévole et qu’est-ce qui n’en fait pas? Pour lancer la discussion, le secrétariat a proposé un sommaire, qui a produit de vifs débats et commentaires. Des thèmes comme l’accueil et l’initiation de nouvelles et de nouveaux bénévoles, ainsi que les relations entre le personnel et les bénévoles, ont été incorporés au concept. Certains contenus étaient consensuels, car ils avaient été traités auparavant, dans d’autres documents, tels que le Codex des Olympiades.
Sur la base des échanges mentionnés, le secrétariat a rédigé une ébauche. Celle-ci a été soumise aux bénévoles afin de recueillir leurs commentaires, modifications et recommandations. Le document a été retravaillé sur la base de ces retours. Finalement, le Concept pour le travail bénévole a été présenté à l’assemblée générale en mai 2023.
Les Olympiades de physique ont été les premiers à implémenter le Concept. Au mois d'août, un groupe de bénévoles et de finalistes est allé au Jura pour une excursion. Elles et ils ont visité une mine d’asphalte et se sont baladé·e·s aux Gorges de Douanne. Cette sortie a illustré deux éléments du Concept pour le travail bénévole. Premièrement, les potentiel·le·s bénévoles ont pu bénéficier des avantages d’être bénévole aux Olympiades de physique; deuxièmement, ce weekend était une façon de remercier les bénévoles présent·e·s pour leur engagement.
Il n’y pas que les associations qui se sont appropriées du Concept et des documents connexes. La faîtière s’est également penchée dessus et a lancé deux projets. Dans le domaine de la communication interne, un nouveau site web a été conçu et créé spécifiquement pour les bénévoles et pour leur travail. La communication entre la faîtière et les bénévoles a été revue. Le résultat est une newsletter additionnelle, appelée Newsletter +, qui pourvoit davantage d’informations sur les olympiades et sur la faîtière aux bénévoles intéressé·e·s. Elle sera envoyée en alternance avec l’actuelle newsletter. Il est possible de s’inscrire à la Newsletter+ sur le site web.
Vers le site web des bénévoles
En plus de la communication interne, la faîtière a également retravaillé l’offre de formation continue, elle l’a élargie en vue de satisfaire les besoins des bénévoles. Sur proposition d’une des associations, nous offrirons au mois de novembre 2023 un cours de premiers secours, encadré par la faîtière des samaritains du canton de Berne. En février 2024, nous apprendrons, grâce à la fondation pour enfants surdoués, comment encourager au mieux des personnes surdouées. Afin de stimuler la participation et les échanges au sein des Olympiades, nous organisons le 4 novembre 2023 un Open Space sur le thème “Comment envisageons-nous les Olympiades de la science dans dix ans?”. D'autres formations continues seront proposées au fil du temps, par conséquent nous te conseillons de regarder de temps à autre le site web.
Le Concept pour le travail bénévole vient accompagné d’une checkliste. Celle-ci résume plusieurs thèmes du concept. Cette checklist peut être utilisée au sein de chaque Olympiade pour mesurer la qualité de la gestion des bénévoles. Ceci permet d’identifier les points faibles tout en offrant des suggestions d’amélioration. Bien entendu, la coordinatrice des Olympiades Charlotte aide volontiers à concrétiser les idées. Si le Concept est trop long à lire, le Guide pour la gestion des bénévoles en est un résumé. Tous les documents sont accessibles via le lien ci-dessous.
