Freiwilligenkonzept und Freiwilligenwebseite - Für alles was Volunteers brauchen

Alles beginnt mit einer Idee

Die Freiwilligenarbeit ist seit jeher das Herzstück der Olympiaden, doch gab es bis vor kurzem kein Dokument, das sich genauer damit befasste. Deswegen traf sich im Oktober 2022 zum ersten Mal eine Gruppe von Freiwilligen, um sich intensiv mit den Themen Freiwilligenarbeit, Freiwilligenkoordination und Freiwilligenmanagement auseinanderzusetzen. Das Ziel? Die gemeinsame Erarbeitung eines Konzepts, um die Freiwilligenarbeit bei den Olympiaden strukturierter zu gestalten, Prozesse zu vereinfachen und Wissen weiterzugeben.

Ein Konzept – Braucht es das wirklich?

Zwar waren bei der ersten Sitzung nur drei der zehn Olympiaden vertreten, doch änderte sich dies mit der Zeit und das Interesse wuchs auch in den anderen Vereinen. Als erstes musste geklärt werden, ob und wenn ja, weshalb es überhaupt ein Konzept für die Freiwilligenarbeit braucht. Es wurden verschiedene Gründe zusammengetragen, die für die Erarbeitung eines solchen Dokuments sprachen. In manchen Vereinen war man sich nicht sicher, wie man sich bei den Freiwilligen bedanken und sie durch entsprechende Wertschätzung halten kann. Andere Olympiaden befanden sich gerade im Aufbau des Freiwilligenmanagements, so dass es sinnvoll war, von Anfang an dabei zu sein. Auch die Rekrutierung von Freiwilligen wurde genannt. Somit war bald klar: Ja, es braucht ein Freiwilligenkonzept für die Wissenschafts-Olympiaden.

Das Logo der neuen Freiwilligenwebseite

Gemeinsam zum Konzept

Als nächstes ging es darum, den Inhalt zu definieren. Was gehört in das Freiwilligenkonzept und was nicht? Dazu wurde auf der Geschäftsstelle im Voraus ein provisorisches Inhaltsverzeichnis erstellt, das im Anschluss rege diskutiert und kommentiert wurde. Themen wie die Gewinnung und Einführung von neuen Freiwilligen sowie das Verhältnis zwischen bezahlten Angestellten und unbezahlten Freiwilligen fanden ihren Weg in das Konzept. Bei anderen Inhalten war man sich einig, dass diese in bereits bestehenden Dokumenten wie etwa dem Olympiaden-Kodex abgedeckt sind.

Auf der Grundlage der vorangegangenen Diskussionen wurde auf der Geschäftsstelle ein erster Entwurf verfasst. Auch dieser wurde den Freiwilligen wieder vorgelegt, um Kommentare anzubringen und Änderungen oder Verbesserungen vorzuschlagen. Nachdem die Vorschläge gesammelt und in das Dokument eingearbeitet waren, wurde das Freiwilligenkonzept den Olympiaden an der Vereinsversammlung im Mai 2023 präsentiert.

Zwei Fliegen mit einer Klappe bei der Physik-Olympiade

Als erste schritt die Physik-Olympiade voran. Freiwillige und Finalist*innen begaben sich im August auf einen gemeinsamen Ausflug in den Jura, bei dem sie eine Asphaltmine erkundigten und wandernd die Twannbachschlucht durchquerten. Durch diesen Anlass konnten gleich zwei Themen des Freiwilligenkonzepts abgedeckt werden. Erstens sahen potenzielle Freiwillige die Vorteile eines Engagements bei der Physik-Olympiade und zweitens konnte bestehenden Freiwilligen Anerkennung in Form eines gemeinsamen Ausfluges entgegengebracht werden.

Und was macht der Verband?

Nicht nur die Vereine, sondern auch der Verband hat sich mit dem Konzept und den zugehörigen Dokumenten intensiv auseinandergesetzt und gleich zwei Projekte ins Rollen gebracht. Zum Punkt der internen Kommunikation wurde in den letzten Wochen und Monaten eine neue Webseite entworfen und erstellt, die sich spezifisch der Freiwilligenarbeit und Freiwilligen widmet. Zugleich wurden die Kommunikationswege zwischen Verband und Freiwilligen überdacht. Das Resultat ist ein zusätzlicher Newsletter, der besonders interessierte Freiwillige mit mehr Infos aus dem Verband und den Vereinen versorgt.  Dieser wird parallel zum schon bestehenden Freiwilligennewsletter existieren. Interessierte können sich gleich auf der Webseite anmelden.

Zur neuen Freiwilligenwebseite

Neben der internen Kommunikation hat man sich beim Verband auch dem Thema Weiterbildungen gewidmet. Insbesondere wird das Weiterbildungsangebot erweitert und den Bedürfnissen der Freiwilligen angepasst. So wird auf Vorschlag einer Olympiade im November 2023 ein Nothilfe-Kurs angeboten, durchgeführt von Fachpersonen des Samariterverbands Kanton Bern. Und im Februar 2024 werden wir gemeinsam mit der Stiftung für hochbegabte Kinder lernen, wie Begabtenförderung optimal gelingt. Um die Partizipation und den Austausch zu fördern, wird am 04. November 2023 ein Open Space zum Thema “Olympiaden 2030: Die Zukunft der Wissenschafts-Olympiaden (Anmeldeformular verlinken)“ stattfinden. Im Laufe der Zeit werden noch weitere Weiterbildungen dazukommen, es lohnt sich also, immer mal wieder auf der Webseite vorbeizuschauen.

Wie weiter?

Zusammen mit dem Freiwilligenkonzept wurde eine Checkliste erstellt. Dort sind verschiedene Themen des Konzepts aufgeführt und kurz umschrieben. Innerhalb der Olympiade kann das Freiwilligenmanagement anhand der Checkliste diskutiert und bewertet werden, um Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Selbstverständlich hilft die Freiwilligenkoordinatorin Charlotte bei der Umsetzung von Projekten und Ideen. Sollte dir das Konzept zu lange zum durchlesen sein, sind im Leitfaden Empfehlungen kurz zusammengefasst. Alle Dokumente findest du über den Link in der untenstehenden Box.

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